Wie du deine Zeit effektiver managest

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Sicherlich kennst du das auch, wenn am Ende des Tages noch so viel Aufgabe übrig ist.. Und am nächsten Morgen geht es wieder los: die To Dos häufen sich, und ständig kommt noch etwas drauf, was „eben schnell“ noch fertig werden muss.

 

Weißt du vor lauter Arbeitslast manchmal auch nicht mehr, wo dir der Kopf steht und womit du schlauerweise anfangen sollst? Bist du in der Buchhandlung auch schon einmal am Regal mit den Business-Büchern bei Z wie „Zeitmanagement“ stehen geblieben bzw. hast das Stichwort bei Amazon eingetippt? Oder hast du vielleicht sogar schon mal das ein oder andere Seminar dazu besucht?

 

Ob ALPEN-Methode, Eisenhower-Prinzip, Simplify-your-life, Eat the Frog, Pomodoro-Technik und wie sie alle heißen – an Tools, deine Zeit besser zu managen, mangelt es da draußen nicht. Aber was tun, wenn du trotz bester Absicht und stetem Bemühen immer noch gestresst bist?

 

Dann solltest du dich vielleicht weniger mit Zeitmanagement, sondern mehr mit Selbstmanagement befassen. Denn egal, ob du viel oder wenig zu tun hast – die Einstellung, mit der du an die Sache herangehst, bestimmst immer noch DU!

 

Jeder hat sicherlich seine eigene Strategie, die gut funktioniert. Hier ist unsere (bei der wir Elemente aus dem Zeitmanagement mit solchen aus dem Selbstmanagement kombinieren :-)):

 

  1. Übe dich in Achtsamkeit. Ob du die Straße entlang hetzt und dir den Kopf darüber zermarterst, welche Fahrtstrecke um diese Uhrzeit die schnellste ist, oder ob du einen Gang herausnimmst, tief einatmest und den kurzen Moment der Sonne genießt, macht zeitlich gesehen vielleicht einen Unterschied von 60 Sekunden aus. Dein Stresslevel sinkt aber um unzählige Grade (und deine Lebenszeit verlängert sich vielleicht auf Dauer um einige Jahre..). Also: enjoy the process! Denk nicht immer an den nächsten Schritt, die nächste Aufgabe, sondern genieße das, was du gerade tust! Und wenn du deine To Do-Liste schreibst und nur noch „What the f….!!“ denken kannst – dann denk was anderes. Wie müsste der Satz lauten, der den Stress rausnimmt? Ein amüsiert-spöttisches „Ui, die ist aber lang!“? Oder ein schulterklopfendes „Wer soll das sonst schaffen, wenn nicht ich!?“? Oder vielleicht ein mutmachendes „Du schaffst das!“? Probiere es aus!

 

  1. Wende die KaBa-Methode an. Nein, wir meinen nicht das Kakaogetränk. Vielmehr ist dies eine von uns (also Katja und Bastian) erfundene Technik, deine Aufgaben in verschiedene Blöcke einzuteilen.

a. Im ersten Block erledigst du dabei all die Dinge, die wichtig und dringend (aber oft ungeliebt) sind (vgl. hierzu die Eisenhower-Methode: wichtig/dringend = zuerst erledigen; wichtig/nicht dringend = terminieren; nicht wichtig/dringend = delegieren; nicht wichtig/nicht dringend = Ablage P wie Papierkorb). Dann hast du diese schon einmal vom Tisch, und sie sitzen dir nicht im Nacken.

b. Nach einer kurzen Pause (vgl. die Pomodoro-Technik in Punkt 4), folgt der zweite Block. Hierbei nimmst du dir bewusst Zeit (und blockst dabei alle Telefonanrufe, E-Mails und Besuche) für die Dinge, die dir Spaß machen, in denen du richtig aufgehst, bei denen du in Flow kommst. Das pumpt dich mit Energie auf.

c. Nach einer weiteren kurzen Pause von 5-10 Minuten widmest du den 3. Arbeitsblock dem Faktor „Geben“. Welcher Kollege braucht deine Hilfe? Wo kannst du jemanden unterstützen? Welche Fragen anderer sind bisher unbeantwortet geblieben?

Dadurch, dass du selbst die Zeit festlegst, in der du für andere da bist, wirst du dich auch dabei gut fühlen. Wir Menschen geben gerne – aber am liebsten freiwillig. Im Gegensatz dazu mag niemand ausgenutzt werden. Indem du Zeiten fürs Geben reservierst, wirst du als großzügiger, hilfsbereiter Mensch wahrgenommen werden, ohne dass du das Gefühl haben musst, dass andere dich aussaugen.

 

  1. Manchmal gibt es Tage, an denen wir partout nicht in den Quark kommen wollen. Die Aufgaben liegen vor uns, es gibt viel zu tun – aber irgendwie können wir uns nicht motivieren. Für diese Situationen haben sich bei uns zwei Strategien bewährt:

a. Nimm deine To Do-Liste, und fang einfach stumpf oben an. Erledige den ersten Punkt auf der Liste sofort, unverzüglich und ohne zu zaudern. Und dann (ganz wichtig) streich ihn durch!

b. Wenn auch das nicht funktioniert, hat sich unsere Freundin Kristiane Marx (deren Interview du hier findest) eine besondere Technik ausgedacht:

  • Als erstes teilst du zu erledigende Aufgaben in verschiedene, farblich markierte Blöcke ein (z.B. gelb für geschäftlich, grün für Haushalt, blau für self care, rot für Familie und Freunde).
  • Dann vergibst du Blockzeiten für die verschiedenen Themen (bspw. von 6.00-8.00 rot, also Familie, von 8.00-10.00 gelb (geschäftlich), von 10.00-12.00 grün (= Haushalt), von 12.00-14.00 blau (= self care) usw.).
  • Für die Tage, an denen du gar nicht in die Pötte kommst, schreibst du dir farbige Zettel vor (bspw. auf gelbe Zettel schreibst du „Ablage“, „Buchhaltung“, „Kundenanruf“; auf grüne Zettel Dinge wie „Saugen“, „Wäsche“ usw.), und legst diese in eine Schale, ein großes Bonbonglas, oder was auch immer du nutzen möchtest.
  • je nachdem, in welcher Blockzeit du gerade den „Hänger“ hast, ziehst du einen der Zettel aus der entsprechenden Kategorie – und tust das, was drauf steht. Wenn du fertig bist, einen zweiten usw. Schon bald bist du im Tun, und kannst dir auch deine (eigentliche) To Do-Liste vornehmen.

 

  1. Nutze die Pomodoro-Technik, um besser durchzuhalten und produktiver zu sein. Die Pomodoro-Technik wurde vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt (er nutzte eine handelsübliche, aufziehbare Eieruhr, die in seinem Fall die Form einer Tomate hatte – daher der Name). Sie beruht auf dem Prinzip, dass wir produktiver sind, wenn wir nur eine kurze Zeitspanne zur Verfügung haben – und unser Gehirn gleichzeitig länger leistungsfähig ist, wenn wir regelmäßige Pausen machen. Konkret bedeutet das: teile deine Arbeitstage in Blockzeiten ein, nach denen du gezielt und bewusst eine kurze Pause machst. Herr Cirillo empfiehlt dabei 25 Minuten konzentrierte Arbeitsphase, abgelöst von einer 5-minütigen Pause. Diese Reihenfolge darf sich .. mal wiederholen, bis 30 Minuten Pause angesagt sind. Wenn dir die 25 Minuten zu kurz erscheinen, kannst du auch variieren (wir arbeiten gerne mit 50-Minuten-Blöcken und 10-minütigen Pausen). Deine Kollegen würden es nicht tolerieren, wenn du zweimal pro Stunde 5 Minuten Pause machst? Dann nutze die Pause, um etwas hirnloses zu tun – kopieren, Kaffeekochen, auf die Toilette…. auch das kann schon helfen, kurz abzuschalten 🙂

 

  1. Eine äußerst empfehlenswerte App in diesem Zusammenhang ist focus@will.

Focus@will spielt Musik in genau der Frequenz, die dein Gehirn annimmt, wenn es am produktivsten ist – und beeinflusst damit deine Gehirnströme. Klingt spooky, ist es aber nicht, sondern wissenschaftlich erwiesen. Du hast dabei die Wahl zwischen verschiedenen Musikrichtungen (wir bevorzugen „Chill“), und kannst sogar die Zeitdauer voreinstellen, die du dich konzentrieren möchtest (damit eignet sich die App auch hervorragend zur Anwendung der Pomodoro-Methode). Diese App nutzen wir, wenn wir uns auf den Punkt konzentrieren wollen, weil wir nur ein kurzes Zeitfenster zum Arbeiten haben (entweder tatsächlich kurz, weil ein anderer Termin ansteht, oder aufgrund von künstlicher Verknappung durch Pomodoro), und gleichzeitig eine wichtige Sache erledigen möchten. Und es funktioniert ganz optimal, as if by magic 🙂

 

Du hast dein eigenes, für dich perfektes System entwickelt? Erzähle uns davon!

 

Herzlichst, Deine Katja

 

 

 

 

 

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