Personalgespräch – 6 Tipps wie du dich am besten vorbereitest

⏱Lesedauer: etwa 6 Min


In der zweiten Jahreshälfte stehen für die Mitarbeiter*innen oft noch die Jahresgespräche mit den Teamleadern an. Die Gespräche werden zur Orientierung und für Zielvereinbarungen genutzt und sind ein wichtiges Element für die Planung und den Unternehmenserfolg. Bereitest du dich auf dein Gespräch vor? Das solltest du! Diese sechs Tipps von einer Personalerin können dich dabei unterstützen, dass dein Gespräch einen angenehmen Verlauf nimmt.


Übrigens: Alle Tipps hörst du auch in unserer Podcast-Folge:

1. Tipp Feedbackgespräch Vorbereitung: Vorbereitung ist Trumpf


Beurteilungs- oder Jahresgespräche können sehr unterschiedlich sein. Am Anfang, wenn man noch nicht so genau weiß, wie es läuft, solltest du Infos sammeln. Am besten fragst du bei deiner Führungskraft nach wie die Gespräche im Unternehmen gehandhabt werden. Du solltest genau wissen, was von dir erwartet wird. Du bist unsicher? Solange nachfragen, bist du es kapiert hast. Wer fragt, der führt.


➔ Frage vorab:

  • Wie läuft das Gespräch ab?
  • Was wird von mir erwartet?

Wenn du schon Ziele vorgegeben bekommen hast, die ihr nun besprecht, ist eine Vorbereitung auf das Feedbackgespräch deinerseits trotzdem nötig. Nimm dir einige Tage vor dem Termin Zeit, die Periode/Ziele/Projekte zu reflektieren.


➔ Reflektiere für dich:

  • Was ist gut gelaufen? 
  • Wo hättest du gerne mehr Unterstützung gehabt?
  • Was kann die Abteilung in Zukunft von dir erwarten?


Bei der Gelegenheit wirst du dir auch über deine eigenen Ziele und Fähigkeiten bewusster und integrierst sie so besser in dein Arbeitsleben.


💡Tipp: Bringe in Erfahrung, was im Gespräch von dir erwartet wird und reflektiere das letzte (halbe) Jahr.💡

2. Tipp Feedbackgespräch Vorbereitung: Deine Zeit 

Es sollte deine Zeit sein, vergiss das nicht! In vielen Fällen hören sich Führungskräfte gerne selbst reden. Aber diese halbe Stunde bis Stunde solltest du erzählen dürfen. Falls du nicht zu Wort kommst, helfen dir deine Notizen aus Tipp 1. Hier kannst du spätestens gegen Schluss anbringen, dass du dir ebenfalls ein paar Gedanken gemacht hast und diese gerne noch ansprechen würdest. 


Du willst gar nicht so viel dazu sagen? Viele Mitarbeiter:innen neigen dazu, ihr Tun unter den Scheffel zu stellen. Sie lassen Dinge und Sorgen ungesagt und loben sich oft nicht selbst für gute Arbeit. Gehörst auch du dazu, dann nimm dir bitte den 1. Tipp zur Feedbackgesprächsvorbereitung zu Herzen. Auch du hast sicher Erfolge gehabt und hast dich mit cleveren Ideen eingebracht. Frage auch bei Kollegen*innen, denen du vertraust nach. 


💡Tipp: Bereite dich genau auf das Feedbackgespräch vor und nutze es, um positiv über dich selbst zu sprechen.💡


📰 Du neigst dazu, tiefzustapeln? Warum das so ist und was jede einzelne da gegen tun kann, erfährst du in diesem Tipp.


3. Tipp Feedbackgespräch Vorbereitung: Der passende Zeitpunkt

Meistens werden Zeit und Ort für das Jahresgespräch von Vorgesetzten gewählt. Der Termin orientiert sich dabei oft an einem fixen Datum, z.B. um den 01. September herum, wenn du im September ins Unternehmen eingestiegen bist.


Je nach dem wie die Struktur in eurer Firma ist, gibt es aber Spielraum, den du einfach mal ausloten solltest. Bist du früh genug dran und es gibt noch keinen Termin, versuche, einen vorzuschlagen. Der Vorteil dabei ist, dass du eventuell gerade ein Projekt fertiggestellt oder eine wichtige Aufgabe deiner Zielerreichung geschafft hast. Ein Gespräch in unmittelbarer Nähe dieses Ereignisses bietet dir den Mehrwert, dass du noch frisch von deinem Erfolg berichten kannst du die Energie und Freude darüber aber auch die Probleme, die es damit gab, in das Gespräch mitnehmen kannst. Als kleinen Nebeneffekt signalisierst du mit deinem Vorschlag dem Vorgesetzten Interesse und Planungskompetenz.


💡Tipp: Wähle den Zeitpunkt wenn möglich nach der Fertigstellung eines wichtigen Projektes, sodass du diesen Erfolg ins Gespräch mit aufnehmen kannst.💡


4. Tipp Feedbackgespräch Vorbereitung: Der geeignete Ort

Falls du die Wahl hast, wähle einen Ort, an dem du dich wohl fühlst. Schließlich geht es um dich und deine Ergebnisse und äußere Umstände sollen dabei so wenig wie möglich ablenken. Im Chef*innen-Büro am Schreibtisch gegenübersitzen? Ein alter Hut. Schlage, falls möglich eine lockere Umgebung oder sogar einen Spaziergang vor. Auch ein gemeinsames Mittagessen wäre denkbar. Die Ausgangslage ist dann für bei gleich. Falls du ein eigenes Büro hast, lade zu dir ein. Hier fühlst du dich in der Regel sicher, ein „Heimspiel“ sozusagen.

💡Tipp: Während der Vorbereitung für dein Feedbackgespräch, solltest du dir Gedanken über den Ort machen und den wählen, an dem du dich wohl fühlst.  💡


5. Tipp: Feedback-Time

Führungskräfte sind oft gar nicht so große Fans von Jahresgesprächen. Sie kosten viel Zeit, Vorbereitung, Planungsaufwand und sind manchmal auch emotional herausfordernd. Leider kommt es öfter vor, dass man dies seinem Vorgesetzen anmerkt. Zum Beispiel ist er nicht richtig vorbereitet, verschiebt ständig den Termin, redet schnell und unkonzentriert, hört nicht richtig zu. Das ist der denkbar schlechteste Fall. Was du mindestens aus dem Gespräch mitnehmen solltest, egal, wie es läuft, ist ein Feedback zu deiner Arbeit. Fordere es ein, wenn nötig. Vielleicht ist es nicht schön, nicht das, was du hören willst oder sehr unkonkret. Das kann passieren. Damit kann man aber arbeiten und sich für das nächste Mal diese Punkte notieren. 


Im besten Fall bekommst du ehrliche, konstruktive Rückmeldungen zu deinen Projekten und deiner Arbeit und ihr könnt echte und hilfreiche Pläne für die nächste Periode machen. Sprich doch das Seminar an, zu dem du gerne noch gehen wolltest oder solltest. Auch menschliche Themen sollten nicht zu kurz kommen. 


💡Tipp: Fordere ein konkretes Feedback für dich an und gib selbst auch ein Feedback.💡

6. Tipp Feedbackgespräch Vorbereitung: Die Königsfrage

„Ich arbeite schon X Jahre in dieser Firma und habe noch nie eine Gehaltserhöhung bekommen!“ Diesen Satz höre ich öfter. Ich frage dann oft:

„Hast du denn gefragt?". 

„Ich frage doch nicht, die sollen schon selbst merken, dass ich meine Arbeit gut machen“. Äh! Nein. Tun sie nicht (immer).

Frag! Trau dich! Nimm die Frage mit in jedes deiner Jahresgespräche! 


Und für die Untermauerung des Gehaltswunsches kommen jetzt die Notizen aus deiner Feedbackgesprächsvorbereitung wieder ins Spiel. Du kannst deine Entwicklung aufzeigen, deine Erfolge und deinen Mehrwert für das Team und das Unternehmen. 

Du bist eine Bereicherung für das Team, weil… (deine Antwort).


Im Schnitt ist es so: die Hälfte fragt, die andere nicht. Führungskräfte wissen, dass die Frage kommt, sie sind nicht überrascht, also frag. Klar, die Antwort könnte auch negativ ausfallen. Doch ich verrate dir einen Geheimtipp: Der Druck auf seiten der Vorgesetzten ist sehr hoch, wenn Mitarbeiter:innen sich ihrer Entwicklung bewusst ist und diese auch dokumentieren. Die Chancen, hier mehr zu bekommen, stehen also gut. 

Falls du immer noch auf Gegenwehr stößt, frag doch einfach: „Was kann ich denn dazu beitragen, XY zu verdienen?“. Man wird dich in einer gut situierten und gut geführten Firma nicht Jahr für Jahr vertrösten. Falls doch, liegt es an dir zu entscheiden, ob du dort noch Perspektive hast.


Übrigens: Für solch herausfordernde Gesprächsitiationen ist vielleich dieser Artikel (Achtung der ist in Englisch) ganz hilfreich :-)

💡Tipp: 💡Tipp: Nutze das Jahresgespräch, um nach einer Gehaltserhöhung zu fragen. Und überlege dir in der Feedbackgesprächsvorbereitung, wie viel mehr du verdienen möchtest.💡

Gute Aussichten

In der „New Work“ setzen sich langsam alternative Methoden zur Feedbackkultur in den Unternehmen durch. Teams werden kleiner und somit überschaubarer, Feedback ist ein mittlerweile durchaus gewünschtes und gefordertes Steuerungsinstrument geworden. Es gibt durchaus auch den Trend, völlig auf diese Jahresgespräche zu verzichten. Eine gut etablierte Feedbackkultur ist das entscheidende Kriterium, damit sich alle mit dieser Lösung wohlfühlen.

Was wird hier in deinem Unternehmen schon gemacht? Spürst du den neuen Trend zum Teamwork auf Augenhöhe in deinem Unternehmen auch schon oder hängt deins noch in alten Strukturen fest?


➔ Frage schon im Vorstellungsgespräch:

  • Welche Hierarchieebenen gibt es?
  • Wie häufig finden Mitarbeitergespräche statt?
  • Wie wird Feedback gegeben?


🎧 Diese Fragen solltest du außerdem in einem Vorstellungsgespräch stellen. Hör dir dazu diese Podcastfolge an.


Ein Probearbeitstag zeigt dir dann, ob das auch wirklich so gelebt wird! Achte verstärkt darauf, denn das Unternehmen macht sich dann bereits Gedanken darüber, zukunftsfest zu werden und das ist für alle gut!



Du möchtest dich mit einem Coach auf dein Personalgespräch vorbereiten? Vereinbare noch heute ein kostenfreies Analysegespräch mit deinem Coach.


Wir freuen uns, dich kennenzulernen.

Dein Team Berufsoptimierer

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